Conformité corporative des sociétés brésiliennes détenant des biens contrôlés par des étrangers

Conformité corporative des sociétés brésiliennes détenant des biens contrôlés par des étrangers

De nombreux investisseurs étrangers utilisent des sociétés brésiliennes pour détenir des biens immobiliers situés au Brésil. Ces structures peuvent résulter de raisons patrimoniales, familiales, successorales, opérationnelles ou de gouvernance, notamment lorsqu’il y a plusieurs biens, un coinvestissement familial, une exploitation locative, une organisation successorale ou la nécessité d’une administration locale.

L’objectif de cet article n’est pas de discuter de l’opportunité de constituer une holding patrimoniale ou du véhicule sociétaire le plus adapté à un investissement donné. L’accent est mis sur le maintien de la régularité de la société brésilienne après l’acquisition du bien.

Dans les structures internationales, une part importante des problèmes n’apparaît pas au moment de l’achat de l’actif, mais des années plus tard, lors de la relation bancaire, de la mise à jour sociétaire, de la vente du bien, de la réorganisation patrimoniale, de la succession, d’un audit juridique ou d’une remise internationale de fonds.

Qu’est-ce que la conformité corporative dans ce contexte ?

La conformité corporative, dans ce contexte, est le maintien continu de la régularité sociétaire, cadastrale, fiscale, comptable, bancaire, de change et documentaire de la société brésilienne qui détient des biens immobiliers.

Il ne s’agit pas seulement de maintenir la société active auprès du registre du commerce. La structure doit présenter une cohérence entre les statuts, les administrateurs, les représentants, le bénéficiaire effectif, les registres fiscaux, les comptes bancaires, la titularité des biens, l’origine des fonds, la documentation étrangère et les informations fournies aux organes compétents.

Lorsque la société est contrôlée par des étrangers, cette cohérence est examinée avec plus de rigueur par les banques, les acheteurs, les notaires, les comptables, les auditeurs, les établissements financiers et les autorités publiques.

Régularité sociétaire et cadastrale

La société brésilienne doit maintenir à jour ses informations essentielles, telles que les statuts, les modifications sociétaires, les administrateurs, l’adresse, l’objet social, le capital social, le registre des associés, les pouvoirs de représentation et l’inscription au CNPJ.

Les modifications sociétaires déposées au registre du commerce ne se reflètent pas toujours automatiquement dans les registres bancaires, fiscaux ou opérationnels. Pour cette raison, des divergences entre les statuts, le CNPJ, la banque, la comptabilité et les documents immobiliers peuvent engendrer des exigences supplémentaires dans des moments critiques.

Ces incohérences apparaissent généralement lors de l’ouverture ou du maintien d’un compte bancaire, de la vente du bien, de la signature d’un acte notarié, de la distribution de fonds, d’une réorganisation sociétaire ou d’une remise internationale de fonds.

Bénéficiaire effectif et Receita Federal

L’identification du bénéficiaire effectif est un point central dans les structures brésiliennes contrôlées par des étrangers. La Receita Federal exige, dans certaines hypothèses, des informations sur le bénéficiaire effectif des entités nationales et étrangères inscrites au CNPJ.

Au-delà de la Receita Federal, les banques et les établissements financiers demandent généralement un organigramme de la chaîne sociétaire, des documents de contrôle, l’identification des associés directs et indirects, la justification des pouvoirs, l’origine patrimoniale et la justification économique de la structure.

Les structures avec plusieurs juridictions, des véhicules étrangers, des fondations privées, des structures fiduciaires ou des organisations patrimoniales familiales tendent à faire l’objet d’une due diligence documentaire plus large.

Des incohérences sur le bénéficiaire effectif peuvent engendrer des problèmes cadastraux, des blocages opérationnels, des exigences bancaires renforcées et des retards dans les opérations immobilières.

Relation bancaire

La relation bancaire est généralement l’un des points les plus sensibles pour les sociétés brésiliennes avec des associés étrangers.

Les établissements financiers peuvent exiger une mise à jour périodique des documents sociétaires, l’identification des administrateurs, l’organigramme de la chaîne de contrôle, les documents des associés étrangers, les états financiers, la justification de l’origine des fonds, des informations sur le bénéficiaire effectif et la justification économique de la société.

Des problèmes surgissent lorsque le flux financier n’est pas compatible avec le capital social, qu’il y a une divergence entre les documents sociétaires et les registres bancaires, que les administrateurs ne sont pas à jour, que des procurations ont expiré ou que la documentation étrangère n’a pas été formalisée pour usage au Brésil.

Banque centrale et capital étranger

Lorsqu’il y a un investissement étranger direct dans une société brésilienne, des obligations de déclaration d’informations à la Banque centrale du Brésil peuvent exister, conformément à la réglementation applicable.

La Résolution BCB n° 278/2022 traite des déclarations d’informations relatives aux capitaux étrangers dans le pays pour les opérations de crédit externe et d’investissement étranger direct. Dans le cas d’un investissement étranger direct, la responsabilité de la déclaration incombe au récepteur résidant au Brésil.

Dans les sociétés brésiliennes détenant des biens immobiliers et recevant du capital étranger, la cohérence entre l’entrée des fonds, la participation sociétaire, le capital social, la documentation de change et le patrimoine immobilier peut être pertinente lors de futures réorganisations, audits bancaires, ventes d’actifs ou remises internationales de fonds.

Représentation légale, administrateurs et procurations

Les administrateurs, mandataires et représentants légaux doivent rester à jour tout au long de la vie de la société. Des procurations expirées, des pouvoirs insuffisants, des administrateurs non mis à jour ou des documents étrangers non formalisés peuvent retarder les actes sociétaires, les opérations bancaires et les ventes immobilières.

Les documents émis à l’étranger peuvent nécessiter une apostille, une légalisation consulaire, une traduction assermentée et, dans certains cas, un enregistrement au Brésil. Le manque d’attention à ces formalités crée généralement des obstacles uniquement en cas d’urgence, comme la signature d’un acte notarié, le renouvellement bancaire ou la vente du bien.

Sociétés patrimoniales sans activité opérationnelle active

Les sociétés brésiliennes utilisées uniquement pour détenir des biens immobiliers restent soumises à des obligations sociétaires, cadastrales, fiscales, comptables et bancaires.

De nombreux investisseurs étrangers présument qu’une société patrimoniale sans activité opérationnelle intense exige une maintenance minimale. Dans la pratique, des obligations négligées peuvent s’accumuler et réapparaître lors de la vente du bien, d’un inventaire successoral, d’une réorganisation sociétaire, d’un audit bancaire ou d’une remise internationale de fonds.

L’absence de chiffre d’affaires important n’élimine pas la nécessité d’une comptabilité, d’une régularité cadastrale, d’une mise à jour des administrateurs, d’une conservation documentaire et du maintien d’informations compatibles avec la structure patrimoniale.

Documentation du bien et de la société

La régularité de la société ne remplace pas la régularité du bien. La société doit maintenir organisée la documentation sociétaire et également les documents de l’actif immobilier, notamment la matricule, l’acte notarié, les contrats, les avis de paiement d’ITBI, les justificatifs de paiement, les certifications, les documents de copropriété, les impôts municipaux et les éventuels documents environnementaux ou urbanistiques.

Lorsque la société détient plusieurs biens, l’absence de contrôle documentaire peut compliquer la vente, la location, la garantie, la réorganisation ou la succession.

Routine minimale de conformité corporative

Dans les structures internationales impliquant des biens immobiliers au Brésil, il est recommandé de réviser périodiquement la situation cadastrale du CNPJ, les statuts, les modifications déposées, les administrateurs, les pouvoirs de représentation, le bénéficiaire effectif, la comptabilité, les obligations fiscales, la documentation bancaire, la documentation immobilière, les informations à la Banque centrale lorsqu’applicables, les procurations et les documents étrangers utilisés par la société.

L’étendue de cette routine dépend de la structure sociétaire, du profil patrimonial, du nombre de biens, de l’existence d’une location, du volume financier, de la présence d’associés étrangers et de la réglementation applicable.

L’essentiel est d’éviter que la régularisation ne soit effectuée uniquement lorsque la société doit vendre le bien ou transférer des fonds à l’étranger.

Problèmes courants

Les problèmes les plus récurrents incluent un bénéficiaire effectif non mis à jour, des procurations expirées, des administrateurs sans pouvoirs adéquats, une divergence entre les statuts et le registre bancaire, une incompatibilité entre le capital social et le flux financier, l’absence d’une comptabilité organisée, des documents étrangers sans formalisation adéquate, l’absence de justificatifs de l’origine des fonds et des incohérences entre la titularité sociétaire et la titularité immobilière.

Dans de nombreux cas, ces problèmes n’empêchent pas l’achat initial du bien, mais augmentent le risque opérationnel futur.

Effets sur la vente, la réorganisation et la remise de fonds

Les défaillances de conformité corporative tendent à apparaître dans les moments de plus grande sensibilité : vente du bien, distribution de bénéfices, réduction de capital, dissolution de la société, succession patrimoniale, refinancement, audit bancaire ou remise internationale de fonds.

Dans ces moments, les acheteurs, les banques, les notaires, les comptables et les établissements financiers peuvent exiger une validation détaillée de la structure sociétaire, des pouvoirs de représentation, de l’origine des fonds et de la régularité documentaire.

Lorsque les incohérences se sont accumulées pendant des années, la régularisation tend à être plus lente, plus coûteuse et plus difficile à coordonner.

FAQ

Une société brésilienne avec un bien immobilier et des associés étrangers doit-elle maintenir une conformité corporative ?

Oui. Même les sociétés patrimoniales doivent maintenir une régularité sociétaire, cadastrale, fiscale, comptable, bancaire et documentaire.

Une société patrimoniale sans activité opérationnelle active a-t-elle des obligations ?

Oui. L’absence d’activité opérationnelle intense n’élimine pas les obligations cadastrales, sociétaires, fiscales, comptables et bancaires applicables à la structure.

Les banques peuvent-elles exiger l’identification du bénéficiaire effectif ?

Oui. Les établissements financiers brésiliens demandent généralement des informations sur le contrôle effectif, la chaîne sociétaire, le bénéficiaire effectif et l’origine des fonds.

Un manque de mise à jour sociétaire peut-il retarder la vente du bien ?

Oui. Des incohérences sociétaires, cadastrales ou documentaires peuvent engendrer des exigences supplémentaires et des retards dans la vente de l’actif.

Le capital étranger dans une société brésilienne peut-il exiger des informations à la Banque centrale ?

Selon la structure, oui. Les opérations impliquant un investissement étranger direct peuvent exiger une déclaration d’informations à la Banque centrale par le récepteur résidant au Brésil.

La régularité de la société remplace-t-elle l’audit du bien ?

Non. La régularité sociétaire et cadastrale de la société ne remplace pas l’analyse de la matricule, des charges, des dettes, des impôts, de la copropriété et des autres risques du bien.

Conclusion

Les sociétés brésiliennes détenant des biens immobiliers contrôlés par des étrangers exigent le maintien continu d’une régularité sociétaire, cadastrale, fiscale, comptable, bancaire, de change et documentaire.

Le risque ne réside pas uniquement dans la constitution de la société ou dans l’achat du bien. De nombreuses contingences apparaissent des années plus tard, lorsque l’investisseur souhaite vendre l’actif, réorganiser la structure, mettre à jour la banque, transférer des parts, distribuer des fonds ou transférer du capital à l’étranger.

Pour les investisseurs étrangers, la conformité corporative doit être traitée comme une partie de la gouvernance patrimoniale de l’investissement immobilier au Brésil.